Socialnetlink Les projets du Partenariat pour encourager les Réformes a été établi entre l’Allemagne et le Sénégal dans le cadre de l’initiative « Compact with Africa » du G20 en 2017.
Ce partenariat vise à rendre le contexte plus favorable à l’engagement du secteur privé et au développement économique durable et, par-là, faciliter la création de nouveaux emplois et revenus pour la population jeune. Il est basé sur une matrice de réformes qui assure le suivi des efforts de réforme du Sénégal et des contributions correspondantes de la Coopération au développement allemande. Dans ce cadre, la GIZ est responsable de la mise en œuvre de quatre projets de coopération technique à partir de juin 2020 :
- Appui à l’amélioration du droit foncier et de la gestion foncière ;
- Appui à la réforme de la formation professionnelle et technique ;
- Appui au droit et à l’administration du travail ;
- Renforcement des capacités d’investissement des micro, petites et moyennes entreprises au Sénégal.
Les projets du Partenariat pour encourager les Réformes sont entrain de constituer leurs équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche 3 Expert∙e∙s Achat et Contrat (Bande de rémunération GIZ 4) pour renforcer l’équipe à Dakar selon les descriptions de poste ci-dessous.
Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable :
- Gestion complète de l’ensemble des contrats pour le projet ( consultants, subvention locales, contrats événementiels), conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
- Réceptionner les demandes d’achats du projet, s’assurer d’appliquer la bonne procédure, orienter les demandeurs sur les procédures
- Assurer la mise à jour du suivi des achats et du suivi des contrats
Attributions
Contrats
Constituer les dossiers des contrats selon qu’il s’agit d’un contrat interne ou à établir par le bureau
Pour les contrats internes :
- Recevoir la demande de contrat, les Termes de références et la liste restreinte des consultants potentiels, procéder à un appel d’offres restreint pour tout contrat à partir de 1.000€ ;
- Faire une vérification manuelle dans la liste de sanction pour tout contrat supérieur à 1.000 €
- Faire une évaluation financière et attribuer le contrat
- Etablir le contrat selon les procédures GIZ
- Constituer la documentation nécessaire pour chaque contrat et un bon classement Suivre les paiements
Pour les contrats avec le bureau GIZ
- Recevoir toutes les demandes de services des composantes en ce qui concerne les contrats ;
- Vérifier la documentation constituée que cela respecte les procédures de la GIZ ; Remplir les formulaires additionnels en vue de transmettre tout le dossier au bureau GIZ ;
- Suivre le processus d’élaboration du contrat au niveau du bureau GIZ ; Informer régulièrement la composante sur l’évolution du dossier ;
- Recevoir les contrats établis par le bureau, soumettre à la signature du projet ainsi que du consultant, suivre l’exécution des prestations, la facturation, le paiement ainsi que la clôture du contrat ;
- Etre l’interface du projet avec le bureau pour toute matière qui concerne les contrats de consultants ;
- Conseiller les composantes du projet dans la constitution des dossiers des contrats de consultants selon les normes et procédures de la GIZ.
Achats
- Assurer l’organisation et l’exécution des opérations d’achat en respect des procédures applicables de la GIZ et en optimalisant leur efficacité et efficience ;
- Suivi de la chaine d’approvisionnement : commande, étude du marché, recherche et Vérification des fournisseurs, passation de marché et livraison en collaboration avec la Responsable des contrats, Missions et Evènements du Projet ;
- Assurer que les procédures logistiques sont comprises, appliquées et suivies par tous les collaborateurs du programme ;
- En collaboration avec le responsable administratif et financier, gérer les achats liés aux activités du programme en coordination avec le bureau GIZ;
- Assurer une bonne interaction avec les autres départements au sein du programme et avec le bureau GIZ ;
- Analyser le marché et les fournisseurs en termes de coûts, qualité et respect des délais
- Faire un état des besoins d’achats régulier pour le bon fonctionnement du projet et le soumettre au responsable administratif et financier ;
Gestion des subventions locales
- Constituer la documentation nécessaire en cas de subventions locales : vérification de la capacité commerciale du bénéficiaire ; du budget, du chronogramme etc… selon les normes de la GIZ.
- Remplir les formulaires nécessaires pour une élaboration au niveau du bureau GIZ et transmettre tous les documents ;
- Suivre le bureau pour l’élaboration de la SL.
- Répondre à toute question relative à une subvention locale du projet ; Suivre l’exécution des paiements (demandes d’avance, remboursements, justification…).
- Assurer la mise à jour du tableau suivi des contrats ainsi que son partage hebdomadaire.
Autres attributions
- Appuyer le Responsable du Programme ainsi que celle de l’Administration et Finances dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux décisions touchant les aspects contrats ;
- Appuyer la Responsable Administration et Finances dans l’organisation administrative et logistique des activités du programme (réunions, ateliers, etc.) ;
- Prendre activement part à ces réunions, ateliers etc. du programme ;
- Assumer des tâches transversales et tout autre travail sur demande des supérieurs hiérarchiques.
- Chargé de vérifier que tous les dossiers d’achats, contrats et subventions locales sont complets afin d’assurer le classement et l’archivage systématique de chacun de ces dossiers dans les classeurs, et sur la plateforme numérique GIZ.
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
- Diplôme universitaire ou similaire en Administration et Finances, en communication, en commerce ou équivalent ;
Expérience professionnelle
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle significative dans le domaine de l’Administration et Finances, particulièrement dans l’élaboration de contrats et subventions locales avec une ou plusieurs ONG, entreprise privée ou partenaire international, et éventuellement dans le secteur environnement ou développement
Autres connaissances/compétences
- Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) Intégrité et sens de responsabilité pour le bien être des collègues
- Capacité d’allier autonomie et esprit d’équipe
- Sens de l’organisation et de la priorisation de tâches dans son travail
- Capacité de rester performant·e sous pression et dans le respect de délais prescrits
- Maîtrise du français et anglais à l’oral et l’écrit
- Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
Dossier de candidature
- Une lettre de motivation
- Un curriculum détaillé format européen
- Trois références professionnelles
Date limite des dépôts de candidature
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 16.06.2021 à l’adresse suivante : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « NOM – PRENOM : Recrutement 3 Expert∙e∙s Achat et Contrat
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.
Date limite : 16 Juin 2021.
