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Les archives constituent, selon Mor Ndiaye Mbaye, Directeur des systèmes d’information de l’ARTP, la mémoire du Sénégal et de tout autre Etat. Pour ce faire, il est important de pouvoir les numériser car elles sont essentielles, d’après le Directeur des systèmes d’information, à l’exercice de la démocratie, la bonne gouvernance et la qualité des services rendus par l’Administration publique aux citoyens et autres usagers.
Pour lui, les institutions doivent avoir pour mission la gestion et la préservation des documents produits par l’administration durant toute son existence et au niveau de toutes ses composantes. Elles ont aussi pour tâches d’orienter les organismes publics sur la gestion et la destruction des documents.
Cependant la numérisation des documents est indispensable. Cette mesure va, selon le Directeur des systèmes d’information de l’ARTP, contribuer largement à la sauvegarde et à l’enrichissement de la mémoire de l’administration et à l’amélioration du rendement des agents. Selon des études menées par des spécialistes, un cadre passe 300 heures par an à rechercher et classer des documents, dit Mor Ndiaye Mbaye d’où la nécessité aujourd’hui de l’instauration d’une politique de gestion moderne de l’information basée sur un système de gestion de la documentation et de l’information.
Mais comment doit se faire cette numérisation ?
Le concept de numérisation, pour M. Mbaye, renvoie à tout procédé dont le but est de rendre utilisable par l’ordinateur, une information qui, initialement ne pouvait être lue par un système informatique. Pour les documents sur support papier, la numérisation doit passer généralement par un scanner. « Il est certes clair que la gestion informatisée des archives n’est en aucun cas synonyme de numérisation qui n’en est qu’une étape appelée aussi phase d’acquisition. Elle est suivie de la phase d’indexation qui s’appuie sur une organisation des sources de données puis celle de publication et enfin la recherche en texte intégral qui s’appuie sur les combinaisons booléennes pour être multicritère. Ainsi, le vocable renvoie à un ensemble de fonctions d’acquisition, de traitement, d’archivage, de partage, de recherche, de consultation ou de diffusion de documents», précise Mor Ndiaye Mbaye.
Le concept de données ouvertes ou Open Data ?
Concept nouveau renvoyant à une information publique brute, librement et gratuitement accessible en temps réel et réutilisable à souhait, comme le dit M. Mbaye, l’Open Data permet de répondre au besoin de transparence et constitue une source d’innovation. « La dynamique qui sera créée par la libération des données publiques et leur accès démocratisé engendrera des informations de type et de format nouveaux, de nouvelles connaissances et de nouveaux usages. Les opportunités en termes d’applications dérivées, de possibilités de publications web, de nouveaux services publics associant des données administratives, géographiques et cartographiques en temps réel, sont nombreuses et insoupçonnées », affirme-t-il.
