Nom du projet : Résilience et stabilité des régions frontalières (Sénégal, Guinée, Mali)-2024/453-901)

Intitulé du Poste : Responsable administratif (ve) et financier(e)

Durée du contrat : 35mois

Localisation : Kédougou

Responsable direct : Chef de bureau de Kédougou et RAF de la Coordination

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Coginta est une ONG, apolitique et reconnue d’utilité publique, spécialisée dans la gouvernance judiciaire et sécuritaire, la prévention des conflits et la cohésion sociale. Son objectif consiste à soutenir les gouvernements hôtes dans le renforcement des institutions judiciaires et sécuritaires dans le respect des normes et principes de l’État de droit, et à contribuer à la prévention de la violence, de l’insécurité et de la criminalité, afin de promouvoir un environnement propice à la stabilité, à la paix et au développement socio-économique. Coginta dispose d’un siège à Genève, en Suisse, et de représentations nationales au Burkina Faso, en Côte d’Ivoire, au Ghana, en Guinée, au Mozambique, au Niger, en République démocratique du Congo (RDC) et au Tchad.

En effet, les zones frontalières entre les États du Sahel et les pays côtiers constituent d’importants carrefours de mobilité des personnes et d’échanges de biens et marchandises. Elles sont cependant menacées par une instabilité croissante, des conflits violents et une insécurité au Sahel liés à la présence de groupes armés non étatiques (GANE) et une criminalité organisée galopante, sur fond de trafic d’êtres humains, d’armes, de faux médicaments et de drogue.

Afin de renforcer la stabilité, prévenir les conflits et promouvoir la paix dans les régions frontalières de la Guinée, du Sénégal et du Mali, l’ONG Coginta s’est vu confier par l’Union européenne, la mise en œuvre, en Guinée et au Sénégal, de l’axe 2 du 2ème Programme Zones frontalières pacifiques et résilientes, intitulé«Projetrésilienceetstabilitédesrégionsfrontalières(Sénégal,Guinée,Mali)»,enabrégé,«Projet 3 Frontières », qui a démarré en décembre 2024 pour une durée de 39 mois.

Ce projet a pour objectif global d’améliorer la sécurité locale en luttant contre la traite illégale (y compris la traite des êtres humains) et la criminalité transfrontalière et en renforçant la coproduction en matière de sécurité (y compris les forces de sécurité intérieure, la société civile, les autorités locales, les femmes et les jeunes) afin de prévenir et de traiter les conflits locaux et de renforcer la confiance envers les autorités. Spécifiquement, il vise à :

• Réduire les risques de conflits par des processus de prévention et de médiation.
• Renforcer les capacités des acteurs locaux et des forces de sécurité pour mieux assurer la sécurité et l’accès à la justice de la population.
• Contribuer au développement local dans un environnement stable, sûr et propice à la cohésion sociale, à travers l’orpaillage artisanal.

La gestion administrative, budgétaire et financière des activités du bureau du projet à Kédougou nécessite de disposer d’un profil conséquent maitrisant les exigences du cadre légal du Sénégal en la matière et les procédures de l’Union européenne. C’est à ce titre que Coginta souhaite recruter à plein temps(100%), un Responsable administratif et financier (RAF) qui sera basé à Kédougou. Les responsabilités/taches attachées à ce poste et le profil recherché sont ci-dessous décrits.

PRINCIPALES RESPONSABILITES / TACHES

Il convient de rappeler que l’objet de la présente fiche de poste est de fournir à l’ONG Coginta, à travers son bureau de Kédougou, un appui technique adéquat dans la gestion administrative et financière globale du projet 3 Frontières, et de façon spécifique dans le suivi comptable administratif du bureau de Kédougou au quotidien, et l’apport d’un appui technique direct aux services financiers des OSC bénéficiaires des micro-subventions.

Sous la responsabilité directe du Chef de bureau de Kédougou, du RAF et de la Cheffe de projet du projet basés à Conakry, le Responsable administratif et financier de Kédougou accomplira les responsabilités et tâches suivantes :

• Management transversal
  • Participer à l’élaboration et au suivi du budget du projet;
  • Gérer la relation avec les différentes institutions sociales et patronales du Sénégal et assurer les travaux préparatoires comptables et fiscaux jusqu’à l’établissement du bilan et de l’annexe, en lien avec le Chef de bureau et la Coordination du projet ;
  • Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la

Supervision du Chef de bureau à Kédougou, et en concertation avec la Coordination du projet;

• Assurer la conformité légale, fiscale et règlementaire de l’ensemble des processus;
• Assurer le contrôle des comptes au Sénégal;
• Établir les prévisions budgétaires et préparer les demandes de fonds internes en tandem avec le Chef de bureau et la Coordination du projet ;
• Participer à l’établissement et suivre l’exécution du plan de passation de marchés sur le projet;
• Etablir les rapports financiers des activités du projet au Sénégal conformément aux exigences du bailleur ;
• Participer à la sélection et apporter un appui aux OSC locales bénéficiaires des subventions dans le cadre du projet au Sénégal.
• Suivi comptable et financier
  • Garantir la tenue comptable et le respect des procédures internes comptables et financières ainsi que des procédures spécifiques du bailleur le cas échéant ;
  • Apporter un appui au comptable au bureau de Kédougou ainsi qu’à la coordination du projet;
  • Assurer la gestion comptable des stocks et des immobilisations du projet et du bureau de Coginta à Kédougou ;
  • Classer systématiquement tous les documents comptables et pièces justificatives conformément aux recommandations du manuel de procédures et les exigences du bailleur le cas échéant ;
  • Etablir les ordres de virements et préparer les chèques de paiement;
  • Assurer l’utilisation correcte des codifications analytiques du projet;

• Etablir et suivre les budgets de trésorerie mensuels, de fonctionnement et d’investissement ainsi qu’un suivi des écarts ;
• Participer à l’enregistrement systématique des opérations ou au contrôle de celles-ci dans le logiciel comptable Odoo et produire au besoin des états financiers pertinents (balance, grand livre, journaux …) ;
• Procéder aux clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
• Transmettre des clôtures mensuelles à la Coordination du projet après validation par le Chef du bureau de Kédougou ;
• Anticiper les besoins en trésorerie du projet;
• Contribuer aux clôtures annuelles et intermédiaires comptable du projet, en lien étroit avec la Coordination du projet.

• Coordination des tâches administratives
  • Assurer la gestion des ressources humaines (contrats, paie, absences, déclarations sociales et autres obligations, communication interne et externe, …) conformément aux procédures de Coginta et en collaboration avec le Chef de bureau ;
  • Assurer l’ensemble des déclarations et publications administratives en lien avec les comptes;
  • Assurer le respect des obligations fiscales courantes et établir la liasse fiscale annuelle;
  • Conduire les négociations auprès des différents interlocuteurs (banques, administrations, bailleurs, fournisseurs, …) ;
  • Participer au recrutement du personnel national;
  • Assurer la gestion des éléments de la paie (états de salaire, bulletin de salaire mensuel) en tandem avec la Coordination du projet.
• Gestion logistique
  • Apporter l’appui logistique nécessaire à l’organisation des activités du projet (ateliers de formation, réunions, missions, …) en collaboration avec le Chef de bureau de Kédougou ;
  • Participer au processus d’acquisition des biens conformément à la demande du projet à Kédougou, en collaboration avec le Chef de bureau de Kédougou;

• Assurer la gestion des stocks de biens, fournitures et consommables du projet à Kédougou;
• Effectuer le suivi logistique et administratif des engins roulants (remplissage tableau de bord véhicule, alerte visite technique et suivi des réparations) et apporter une analyse à leur utilisation en lien avec le Chef de bureau de Kédougou ;
• Remplir le tableau de suivi et gérer les mouvements des véhicules et du personnel;
• Mettre à jour la liste d’inventaire du matériel et des équipements du projet;
• Assurer une vérification mensuelle sur la base des tableaux de bord, de la consommation des véhicules et alerter le Chef de bureau sur d’éventuels problèmes détectés ;
• Mettre à jour le plan de sécurité incluant une analyse du contexte sécuritaire, les mesures à prendre en fonction de l’évolution de la situation, un plan d’évacuation sécuritaire ou sanitaire, et une liste de contact d’urgence, en lien avec la Chef de bureau et la Coordination du projet ;
• Analyser les besoins et anticiper les ruptures de stocks;
• Élaborer un rapport logistique mensuel incluant les aspects sécuritaires.

Autres tâches

• Assurer le contrôle de gestion locale;
• Participer au suivi des missions de vérification des dépenses et d’audit interne;
• Assurer toutes autres tâches ou mission confiées par la Direction de Coginta.

PROFIL DU RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (RAF)

Qualifications et expériences

• Formation : Niveau Maitrise (Baccalauréat + 4) dans le domaine de la comptabilité, gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
• Maitrise des outils informatiques (pack office, base de données, logiciels comptables, etc.);
• Bonne connaissance de la législation sénégalaise et des procédures applicables aux projets

Financés par l’Union européenne;

• Expérience pratique dans la gestion administrative et logistique;
• Expérience d’au moins Cinq (05) années à un poste similaire;
• Capacité à effectuer des déplacements sur le territoire national et à travailler sous pression;
• Expérience dans l’exécution d’un projet financé par l’Union européenne sera un atout.

Compétence srequises :

Savoir-faire

• Savoir structurer et mener des activités sur le terrain et auprès d’acteurs communautaires;
• Connaitre des outils de Gouvernance communautaire et de fonctionnement des collectivités;
• Maîtriser les Technologies de l’information et de la communication;
• Avoir une très bonne capacité d’écoute et d’analyse de besoin et de contexte;
• Profil d’animateur dynamique ayant des capacités organisationnelles avérées et des dispositions en matière d’exploitation et de synthèse documentaire ;
• Capacités organisationnelles.

Savoir-être

• Rigueur, intégrité, autonomie et courtoisie;
• Conduite éthique conformément aux codes professionnels et organisationnels reconnus;
• Capacité à travailler en équipe projet et en réseau;
• Force de proposition, de conviction;
• Dynamisme, sens de l’écoute;
• Goût pour l’échange et l’apprentissage;
• Diplomatie.

SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE

Un dossier composé de:

• Une lettre de motivation,
• Un CV à jour avec le nom d’au moins personnes de référence,
• Copies des diplômes et attestation

Le dossier de candidature devra être envoyé aux adresses électroniques suivants au plus tard le mardi 1er avril 2025 à 10h00 avec comme mention : RECRUTEMENT D’UN RAF POUR LE BUREAU DE KEDOUGOU AU SENEGAL

Adresses mails:

camara@coginta.org
youssouf@coginta.org
mfall@coginta.org
mounirfal@yahoo.fr

NB : Seuls(es) le / les profils retenus seront contactés à l’issu de la sélection sur dossier.