Socialnetlink • Poste vacant n°: 5363
Unité: Programme Pays – Senegal •
Organisation: International Union for Conservation of Nature (IUCN)
• Lieu: , Dakar, Sénégal • Supervision: Chef de Programme Sénégal
• Taux d’activité: 100% • Grade: A3
• Date d’entrée prévue: 1. juillet 2020
• Type de contrat:
Determiné (12 mois avec possibilité de renouvellement)
• Date limite: 15 Juin 2020
Vos missions et responsabilités à l’UICN Sous la supervision directe du Chef du Programme Sénégal, et placé sous la supervision fonctionnelle du Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO (CRFA), l’Assistant Administratif et Financier basé à Dakar planifiera et gérera principalement les opérations administratives et financières du Programme Sénégal. Il / elle aura les responsabilités suivantes:
• Aider le Chef du Programme et les chargés de projets en fournissant des conseils pour faciliter l’exécution des projets conformément aux systèmes de contrôle financier, normes, politiques, lois et règlements en vigueur ;
• Assister dans le processus de budgétisation (élaboration, soumission, révision / ajustement et mise en œuvre);
• Tenir la comptabilité dans le système NAV; • Appuyer dans la gestion des contrats, des commandes et de la logistique ;
• Faciliter les audits internes et externes et veiller à ce que les recommandations convenues soient suivies ; • Veiller à ce que les informations financières requises et les exigences en matière de rapports à PACO et aux donateurs soient respectées et soumises de manière satisfaisante et en temps voulu.
• En plus des responsabilités susmentionnées, l’Assistant Administratif et Financier assumera les tâches spécifiques suivantes: Comptabilité et rapportage
• Veiller à ce que la comptabilité soit tenue à jour dans le système NAV et conformément aux politiques comptables de l’UICN et aux exigences légales et réglementaires et que le calendrier des clôtures mensuelles soit respecté ;
• Tenir des dossiers comptables adéquats conformément aux exigences de l’UICN en matière de classement et d’archivage et faciliter le travail des auditeurs ;
• Suivre chaque mois la situation budgétaire et financière des projets avec le Chargé de projet ; • Analyser les consommations des véhicules et établir les rapports y afférents ;
• Analyser les comptes de tiers et les autres comptes du bilan.
Gestion de trésorerie
• Surveiller la situation de la trésorerie du bureau, préparer les paiements et faire les demandes de fonds auprès du bureau régional pour le renflouement du compte bancaire ;
• Tenir la petite caisse ;
• Assurer que les encaissements et les décaissements sont correctement accompagnés des pièces justificatives appropriées ;
• Procéder à un rapprochement mensuel du compte bancaire et à l’arrêté mensuel de la caisse. Planification, budgétisation et prévision
• Appuyer le Chef du Programme et les Chargés de projets dans la révision des prévisions annuelles (mid-year review) conformément aux procédures de l’UICN ;
• Appuyer les Chargés de projets dans l’établissement du Plan de Travail de Budget Annuel (PTBA) de leur projet ;
• Discuter de tout problème potentiel avec le Chef du Programme et les Chargés de projets et signaler tout problème réel ou potentiel au CRFA, en accordant une attention particulière aux risques de déficit. Administration
• Participer au renouvellement des polices d’assurance (Ressources humaines, bureau et véhicules) ;
• Faire les déclarations sociales et fiscales et s’assurer de leur paiement dans les délais ;
• S’assurer que toutes les approbations internes soient obtenues avant d’engager avec des tiers ;
• Appuyer dans la préparation des dossiers contractuels avec les prestataires et les partenaires ;
• Etablir les demandes d’achat et préparer les bons de commande en suivant les procédures en matière d’approvisionnement;
• Tenir le registre d’inventaire des immobilisations;
• Procéder annuellement à l’inventaire des matériels et équipements; • S’assurer que les actifs sont correctement protégés ;
• Donner une assistance dans la préparation des activités (missions, ateliers, etc…) ;
• Faire les correspondances et assurer le classement des courriers.
Audit
• S’assurer que tous les rapports et documents justificatifs nécessaires aux audits sont préparés et maintenus efficacement ;
• Préparer les réponses aux commentaires des auditeurs avec tous les documents justificatifs supplémentaires, le cas échéant ;
• Assister dans la mise en œuvre des recommandations de l’audit et tenir à jour le tableau de suivi.
• Effectuer d’autres tâches entrant dans ses compétences à la demande des superviseurs.
Qualifications et expérience
• Avoir un diplôme de niveau Bac +3 en finances-comptabilité ;
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience à un poste similaire d’Assistant administratif et financier au sein d’une ONG internationale ou de projets financés par des bailleurs de fonds internationaux;
• Etre d’une probité irréprochable. L’UICN a une politique de tolérance zéro en matière de fraude et de corruption ;
• Être flexible et être capable de s’adapter ;
• Avoir un esprit d’équipe ; • Etre rigoureux et organisé dans son travail;
• Avoir une capacité à travailler dans un contexte difficile ;
• Avoir une expérience préalable de travail dans une équipe multiculturelle et pluridisciplinaire;
• Avoir une bonne maîtrise des lois et règlements en vigueur dans le pays en matière fiscale, sociale et de gestion des contrats ;
• Avoir une bonne maîtrise des procédures comptables, administratives et financières des ONG internationales et des projets ;
• Avoir une maîtrise des outils informatiques, Excel, Word, la messagerie électronique et d’au moins un logiciel comptable ERP ;
• Avoir une très bonne maîtrise écrite et orale en français, et une très bonne compréhension de l’anglais.
• Etre disposé à faire des missions à l’intérieur du pays pour le suivi des partenaires et des contractants
